Jak zgłosić biuro rachunkowe do urzędu skarbowego?

Jak zgłosić biuro rachunkowe do urzędu skarbowego?

lip 30, 2021 / By : / Category : Usługi

Jak zgłosić biuro rachunkowe do urzędu skarbowego?

Wiele osób zastanawia się czy prowadzenie ksiąg rachunkowych przez biuro rachunkowe, jeśli księgi te prowadzone są w siedzibie firmy, która zleca prowadzenie ksiąg, należy zgłosić do urzędu skarbowego. Jest to dość skomplikowana kwestia, która wymaga od nas odpowiedniego przeanalizowania. Czy prowadzenie ksiąg rachunkowych przez biuro rachunkowe należy zgłosić do Urzędu Skarbowego? Jakie regulacje prawne w tym zakresie obowiązują? Jak wygląda odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy w dokumentach? Odpowiedzi na te pytania znaleźć można w poniższym artykule, do którego przeczytania serdecznie zapraszamy wszystkich zainteresowanych czytelników.

Czy prowadzenie ksiąg rachunkowych przez biuro rachunkowe należy zgłosić do Urzędu Skarbowego?

Przede wszystkim powinniśmy zdawać sobie sprawę z tego, że zgłoszenie do urzędu skarbowego faktu, że księgi rachunkowe są prowadzone przez profesjonalne biuro rachunkowe, jest uzależnione od formy prowadzenia działalności, a także od miejsca, w którym dokumentacja rachunkowa jest prowadzona. Jeśli zwrócimy uwagę na przepisy znajdujące się w ustawie o rachunkowości, wówczas możemy dojść do wniosku, że księgi rachunkowe jednostki z reguły prowadzone są przez tę jednostkę. Możliwe jest jednak powierzenie tej czynności podmiotowi zewnętrznemu- w naszym przypadku będzie to biuro rachunkowe. Wówczas specjaliści zajmą się wykonywaniem usługi w siedzibie jednostki lub poza nią. Jako ciekawostkę warto przytoczyć, że gdy księgi rachunkowe prowadzone będą poza jednostką lub poza miejscem, w którym sprawuje zarząd, wówczas na podstawie ustawy o rachunkowości jednostka ta zobowiązana jest do tego, aby powiadomić odpowiedni urząd skarbowy. Dodatkowo wcześniej wspomniana jednostka musi zagwarantować dostępność w każdym momencie, razem z dowodami księgowymi. Organy zewnętrznej kontroli mogą w każdej chwili poprosić o niezbędne dokumenty, a my będziemy musieli je udostępnić.

Jakie regulacje prawne w tym zakresie obowiązują?

Warto zwrócić uwagę na pewne regulacje prawne. Przykładowo podmioty, które zarejestrowane są jedynie w KRS, są zmuszone do tego, aby zgłosić ewentualne zmiany identyfikacyjne. Należy tego dokonać za pośrednictwem specjalistycznego druku NIP-2. Nieco inaczej wygląda to w przypadku przedsiębiorców, którzy wpisani są w CEIDG (są to osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą). Otóż aktualizują oni dane identyfikacyjne za pomocą ewidencji. W celu zgłoszenia aktualizacyjnego składa się wniosek CEIDG-1 do dowolnego urzędu. Następnie dokument oddawany jest do Urzędu Skarbowego. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że w przypadku formularzu NIP-2 kluczowa jest pozycja B.12. To tam należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Nieco inaczej wygląda to w przypadku wniosku CEIDG-1- tam warto zajrzeć do rubryki 21 i 22, gdzie znajdziemy informacje o miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja rachunkowa. Nie możemy jednak zapominać, że zlecenie prowadzenia ksiąg rachunkowych nie powoduje, że miejsce prowadzenia ksiąg ulegnie zmianie. Przykładowo firma nie będzie musiała składać żadnego zgłoszenia aktualizacyjnego. Dlaczego? Otóż wcześniej wspomniany formularz przewiduje zmiany dotyczące miejsca przechowywania ksiąg rachunkowych. Jeśli chodzi o osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą, powinny zaktualizować dane związane z identyfikacją. Wniosek CEIDG-1 wymaga bowiem podania danych podmiotu, który prowadzi księgi rachunkowego.

Jak wygląda odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy w dokumentach?

Część osób zastanawia się, jak wygląda kwestia odpowiedzialności biura rachunkowego za ewentualne nieprawidłowości w dokumentacji. Okazuje się, że ewentualna kara nakładana jest na przedsiębiorcę. Działanie biura rachunkowego opiera się bowiem na zasadach umowy starannego działania, a nie rezultatu. Przykładowo jeśli biuro rachunkowe jest w stanie udowodnić, że jakiekolwiek nieprawidłowości wynikły z tego, że przedsiębiorca przekazał nierzetelne faktury, wówczas biuro nie ponosi odpowiedzialności. Co to oznacza w praktyce? Odpowiedzialność biura rachunkowego jest co prawda dość duża, jednak nie jest nieograniczona. Nieco inaczej wygląda to w przypadku, kiedy to biuro rachunkowe będzie odpowiedzialne za powstałe zaniedbania, w konsekwencji dojdzie do naruszeń umowy. Na tej podstawie przedsiębiorca może dochodzić do tego, aby to biuro rachunkowe uregulowało kwoty, które musiały zostać zapłacone tytułem kary za ewentualne nieprawidłowości w dokumentacji. Nie zmienia to faktu, że to przedsiębiorca odpowiedzialny jest za to, aby starannie wybierać biuro rachunkowe. Konieczna jest chociażby weryfikacja czy biuro może pochwalić się wymaganymi przez Ministerstwo Finansów certyfikatami, które uprawniają do tego, by zweryfikować usługi rachunkowe. Pamiętajmy, że właścicielem dokumentów jest przedsiębiorca, w konsekwencji w każdej chwili może on zażądać tego, aby mieć wgląd do dokumentacji. Ewentualne kwestionowane czynności powinny zostać wyjaśnione.